内定通知書はAIで作れる？必須項目と文例テンプレ【2026年版】

結論: 内定通知書はAIで下書きできますが、内定通知書そのものには法律上の発行義務がなく、書式も企業の自由です。だからこそAIに「何を書くか」の骨子を作らせたうえで、必須記載項目の抜け漏れと内定取消事由の書き方だけは人がチェックする、という役割分担が安全です。

この記事の要点:

• 要点1: 内定通知書は労働条件通知書と違って交付の法的義務がありませんが、いったん通知すると「始期付解約権留保付労働契約」が成立し、簡単には取り消せません（最高裁・大日本印刷事件）
• 要点2: 内定通知書・労働条件通知書・辞令は人事文書のライフサイクルの中で役割が異なり、AIに作らせる際も渡す情報が変わります
• 要点3: 採用情報と必須記載項目のチェックリストを先にAIへ渡してから下書きさせると、記載漏れと内定取消事由の書き忘れを大きく減らせます

対象読者: 中小企業の人事・採用担当者、内定通知書の作成・見直しを担当する管理職

読了後にできること: 今日採用が決まった候補者向けに、コピペ可能なプロンプトと必須記載項目チェックリストを使って内定通知書を下書きできるようになります

「内定通知書と労働条件通知書、うちの会社は同じ紙で出してるんですけど、これで大丈夫ですか？」

先日担当した企業研修で、人事に異動してきたばかりという参加者からこんな相談を受けました。前任者から引き継いだテンプレートを疑わずに使い続けていて、内定通知書に本来書くべき「内定取消事由」の項目がなく、逆に労働条件通知書側に必要な絶対的明示事項が一部抜けている、という状態でした。

内定通知書は、労働条件通知書のように法律で交付が義務づけられているわけではありません。だからこそ「なんとなく前例踏襲」で作られがちで、いざトラブルが起きたときに「内定取消事由が書かれていない」「法的効力について社内で説明できる人がいない」という事態になりやすい書類でもあります。

この記事では、内定通知書をAIで下書きする具体的な手順を、必須記載項目のチェックリストとコピペ可能なプロンプト5つ、そして内定通知書の法的効力（最高裁判例）まで含めて公開します。人事担当者が最終確認すべきポイントも整理しているので、社内のひな形を見直すきっかけにしてもらえればと思います。

まず結論：AIで内定通知書を作る4ステップ（即効テンプレ）

忙しい人向けに、まず結論から。内定通知書をAIで作るときの流れはこの4ステップです。

1. 採用情報を整理する（入社予定日・配属部署・雇用形態・給与などの決定事項を箇条書きにする）
2. 必須記載項目のチェックリストをAIに渡す（項目名だけを渡し、抜けを確認させる）
3. AIに内定通知書の下書きを作らせる（新卒・中途・メール送付など、用途別プロンプトを使う）
4. 内定取消事由と個人情報の記載を人が最終確認してから送付する（AIの出力をそのまま使わない）

それぞれの具体的なプロンプトは、後半のセクションでそのままコピペできる形で紹介します。まず、内定通知書と労働条件通知書・辞令の違いから整理しておきます。

内定通知書とは｜労働条件通知書・辞令との違い

内定通知書とは、企業が採用選考の結果、応募者の採用を内定したことを本人へ通知する書面です。労働条件通知書と混同されやすいですが、両者は法的な位置づけがまったく異なります。

実務では、内定通知書だけを送るケース、内定通知書と労働条件の概要を1枚にまとめて送るケース、内定通知書を送ったあとに正式な労働条件通知書を別途交付するケースなど、会社によって運用が分かれます。どのパターンを取るとしても、内定通知書の役割は「採用が決まったことを知らせ、入社までの手続きを案内する」ことにあり、労働条件の詳細な明示義務を負っているのは労働条件通知書側だという整理を、まず社内で共有しておくと混乱が減ります。

入社後の異動・昇格・降格にともなう辞令の作り方は辞令はAIで作れる？異動・昇格・降格の文例と作り方で、労働条件通知書の法改正対応はAIで労働条件通知書を作る方法｜2026年10月法改正対応で詳しく扱っています。あわせて読むと、採用から異動までの人事文書の流れを一通り押さえられます。

内定通知書の法的効力｜大日本印刷事件から学ぶリスク

「内定通知書には発行義務がないなら、法的な意味も軽いのでは」と思われがちですが、これは誤解です。最高裁判所は大日本印刷事件（最高裁昭和54年7月20日判決）で、採用内定によって「始期付・解約権留保付労働契約」が成立すると判断しました。つまり、内定通知を出して応募者が承諾した時点で、入社日を始期とする労働契約がすでに成立している、という考え方です。

この判例が意味するのは、企業側の都合で内定を取り消す場合、その取消は法的には「解雇」に準じた扱いを受けるということです。同判決では、内定取消が認められるのは、内定当時知ることができず、また知ることが期待できないような事実であって、取消理由として客観的に合理的で社会通念上相当と認められる場合に限られるとされています。「他にもっと良い人材が見つかったから」「業績が想定より少し悪化したから」といった理由での安易な取消は、法的リスクが高いということです。

だからこそ、内定通知書に「内定取消事由」をあらかじめ具体的に記載しておくことには意味があります。学業未修了、必要書類の未提出、健康状態の著しい悪化、経歴詐称の発覚といった、客観的に判断できる事由を明記しておくことで、いざというときの説明責任を果たしやすくなります。この項目は定型文をそのまま流用せず、自社の採用フローに合わせて確認する必要があるため、AIに下書きをさせた場合でも、この部分だけは人事・法務担当者が必ず目を通すべきポイントです。

内定通知書の必須記載項目とテンプレ

内定通知書に法定の記載項目はありませんが、実務上ほぼ共通して盛り込まれている項目があります。AIに下書きを依頼する前に、まずこのチェックリストで自社の情報を整理しておきましょう。

• 採用内定の旨（選考結果として採用を決定したこと）
• 入社予定日
• 配属予定部署・職種（決まっていれば）
• 労働条件の概要（詳細は別途、労働条件通知書で明示）
• 内定取消事由（学業未修了、書類未提出、経歴詐称の発覚等）
• 提出書類とその返送期限（内定承諾書、誓約書、卒業見込証明書等）
• 採用担当者の連絡先

このうち「労働条件の概要」を詳しく書きすぎると、労働条件通知書と内容が重複したり、逆に矛盾が生じたりすることがあります。内定通知書ではあくまで概要にとどめ、詳細な労働条件は労働条件通知書（または雇用契約書）側で正式に明示する、という役割分担を意識すると、あとで記載の食い違いに悩まずに済みます。

AIで内定通知書を作る方法｜コピペで使える5つのプロンプト

ここからは実際にAIへ渡すプロンプトを、用途別に5つ紹介します。すべてプロンプト末尾の事故防止の一文を含めているので、そのままコピペして自社の情報を差し込んで使ってください。

プロンプト1：新卒採用向け内定通知書

研修先の人事担当者からよく聞くのは、「新卒向けと中途向けで、丁寧さの温度感を変えたい」という悩みです。新卒向けは入社までの流れが長いぶん、案内事項も多めになります。

あなたは日本企業の人事担当者です。以下の情報をもとに、新卒採用者向けの内定通知書を作成してください。

【採用情報】
- 対象：{新卒/氏名}
- 入社予定日：{YYYY年M月D日}
- 配属予定部署・職種：{部署名・職種}
- 提出書類：{内定承諾書、誓約書、卒業見込証明書等}
- 提出期限：{YYYY年M月D日}
- 採用担当者連絡先：{部署名・氏名・電話・メール}

【必ず含める項目】
1. 採用内定の旨
2. 入社予定日
3. 配属予定部署・職種
4. 労働条件の概要（詳細は別途労働条件通知書で通知する旨を明記）
5. 内定取消事由（学業未修了、必要書類未提出、健康状態の著しい悪化、経歴詐称の発覚等）
6. 提出書類と返送期限
7. 採用担当者の連絡先

丁寧だが堅苦しすぎないトーンで、A4一枚に収まる分量で作成してください。
不足している情報があれば、最初に質問してから作業を開始してください。
仮定した点は必ず「仮定」と明記してください。

研修先でこのプロンプトを試してもらったところ、「内定取消事由を自分で一から考えなくていいのが助かる」という声が多く出ました。ただし、事由の中身は業種によって微妙に変わるので、AIが出した文面をそのまま使わず、自社の就業規則の懲戒事由と突き合わせて確認するよう案内しています。

プロンプト2：中途採用向け内定通知書（即戦力ポジション）

あなたは日本企業の人事担当者です。以下の情報をもとに、中途採用者向けの内定通知書を作成してください。

【採用情報】
- 対象：{氏名}
- 入社予定日：{YYYY年M月D日}
- 配属予定部署・役職：{部署名・役職}
- 雇用形態：{正社員/契約社員 等}
- 試用期間の有無：{あり(◯ヶ月)/なし}
- 提出書類：{内定承諾書、誓約書、離職票、源泉徴収票等}
- 提出期限：{YYYY年M月D日}

【必ず含める項目】
1. 採用内定の旨
2. 入社予定日と試用期間の有無
3. 配属予定部署・役職
4. 労働条件の概要（詳細は労働条件通知書で別途通知する旨）
5. 内定取消事由
6. 提出書類と返送期限
7. 現職の退職手続きに関する一般的な注意事項（法的アドバイスは含めない）

中途採用者は現職を抱えていることが多いため、退職手続きにも触れつつ、事務的すぎない丁寧な文面にしてください。
不足している情報があれば、最初に質問してから作業を開始してください。
数字と固有名詞は、根拠（採用情報のどの項目に基づくか）を添えてください。

プロンプト3：内定通知メール（メール送付版）

郵送ではなくメールで内定を伝える会社も増えています。件名から本文まで一気通貫で作らせると手戻りが少なくなります。

あなたは日本企業の人事担当者です。以下の情報をもとに、内定通知メールの件名と本文を作成してください。

【採用情報】
- 対象：{氏名}
- 入社予定日：{YYYY年M月D日}
- 配属予定部署・職種：{部署名・職種}
- 添付書類：{内定通知書PDF、内定承諾書等}
- 返信期限：{YYYY年M月D日}
- 問い合わせ先：{部署名・氏名・メール}

【出力形式】
1. 件名（採用内定の旨がひと目でわかる件名）
2. 本文（勤務時間内の送信を前提とした、丁寧だが簡潔な文面）
3. 添付ファイルの案内（内定通知書は正式な書面として別途添付する旨）

本文には内定取消事由や労働条件の詳細は書かず、「詳細は添付の内定通知書をご確認ください」と案内するだけにとどめてください。
不足している情報があれば、最初に質問してから作業を開始してください。

プロンプト4：内定取消事由の記載チェック

この4つ目は文書を新規に作らせるのではなく、すでにある自社のひな形をAIにレビューさせるためのプロンプトです。

あなたは日本企業の人事・労務の実務に詳しいアシスタントです。以下は当社の内定通知書に記載している内定取消事由です。
一般的に内定取消が「客観的に合理的で社会通念上相当」と認められやすい事由と比べて、抜けている観点や、逆に曖昧すぎて紛争リスクが高い表現がないかをチェックしてください。

【当社の内定取消事由（現状の文面）】
{ここに自社の現行の内定取消事由を貼り付ける}

【チェック観点】
1. 学業未修了・必要書類未提出など、客観的に判定できる事由になっているか
2. 「会社が不適切と判断した場合」のような曖昧な表現に依存していないか
3. 健康状態や経歴詐称など、一般的によく挙げられる事由が漏れていないか

法的な最終判断はできない前提で、あくまで「一般的な観点からの気づき」としてコメントしてください。
断定的な法的助言はせず、必要に応じて社労士・弁護士への確認を促してください。

顧問先の一社では、このプロンプトでチェックをかけたところ、内定取消事由が「会社が不適切と判断した場合」という一文だけになっていることに気づけた、という話がありました。AIのレビューをそのまま採用するのではなく、社内での議論のたたき台として使う、という位置づけが実務的です。

プロンプト5：内定者フォロー文（内定辞退防止のリマインドメール）

あなたは日本企業の人事担当者です。以下の情報をもとに、内定通知後、入社日までの間に送る内定者フォローのメール文面を作成してください。

【背景情報】
- 内定通知日：{YYYY年M月D日}
- 入社予定日：{YYYY年M月D日}
- 送付タイミング：{内定通知の◯ヶ月後 等}
- 伝えたい内容：{懇親会の案内/研修スケジュールの共有/近況確認 等}

【トーンの指定】
- 「入社を歓迎している」という気持ちが伝わる、押しつけがましくない文面
- 内定辞退を責めるようなニュアンスは一切含めない
- 返信は任意であることを明記する

不足している情報があれば、最初に質問してから作業を開始してください。

【要注意】AIで内定通知書を作る際の失敗パターンと回避策

失敗1：内定取消事由をAIまかせにして自社の就業規則と突き合わせない

❌ AIが出した内定取消事由の文面を、そのままコピーして使う

⭕ AIの出力は「たたき台」として扱い、自社の就業規則の懲戒事由や過去のトラブル事例と突き合わせて、法務・社労士の確認を挟む

なぜ重要か：大日本印刷事件が示すとおり、内定取消は解雇に準じた重い判断です。文面が汎用的すぎると、いざというときに「客観的に合理的な事由」として認められない可能性があります。

失敗2：内定通知書と労働条件通知書の内容を混同する

❌ 内定通知書に給与・勤務時間まで細かく書き込み、あとで労働条件通知書と内容が食い違う

⭕ 内定通知書は「労働条件の概要」にとどめ、詳細な絶対的明示事項は労働条件通知書側で正式に明示する

なぜ重要か：先に触れたとおり、内定通知書は法律上の交付義務がない一方、労働条件通知書は労働基準法15条で明示義務がある書面です。役割を混ぜると、どちらの書面が正だったのか後で揉める原因になります。研修先でも「内定通知書の給与額と労働条件通知書の給与額が違っていた」という相談を実際に受けたことがあります。

失敗3：個人情報をそのまま生成AIに入力する

❌ 氏名・住所・生年月日などの個人情報を含んだまま、無料版の生成AIチャットに貼り付ける

⭕ 氏名は「◯◯様」、日付は「YYYY年M月D日」のようにプレースホルダー化してからAIに渡し、AIが作った雛形に人が実データを差し込む

なぜ重要か：個人情報保護委員会も生成AIサービスへの安易な個人情報入力に注意を呼びかけています。内定通知書は氏名・入社日・配属先といった個人情報の塊なので、伏字化の徹底は特に重要です。

失敗4：新卒・中途で同じテンプレートを使い回す

❌ 新卒採用と中途採用で、まったく同じ内定通知書の文面を使い回す

⭕ 試用期間の有無、現職の退職手続きへの言及、提出書類の種類など、新卒・中途で変わる項目を洗い出したうえでAIに指示する

なぜ重要か：中途採用者は現職を持っていることが多く、新卒向けの文面をそのまま使うと「入社までのスケジュール感」が合わず、内定者が不安を感じる原因になります。

送付方法とタイミング｜郵送・メール、いつ送るべきか

内定通知書には法律上の交付義務も、交付方法の指定もありません。そのため、郵送・メールのどちらで送るかは会社の裁量です。ただし、実務上気をつけたいポイントがいくつかあります。

労働条件通知書については、2019年4月1日施行の労働基準法施行規則改正により、労働者本人が希望した場合に限り、FAX・電子メール・SNSのメッセージ機能等での明示も認められています（労働者が出力して書面を作成できる方法に限る）。内定通知書自体にはこうした細かい規定はありませんが、労働条件通知書を電子的に交付する予定がある場合は、内定通知の時点で「今後の書類は電子交付を予定している」と案内しておくと、内定者側も心の準備ができます。

タイミングについては、選考結果が出たらできるだけ早く通知するのが基本です。他社の選考状況によっては、通知が遅れるほど内定辞退のリスクが上がります。内定通知書の作成自体をAIで効率化する狙いのひとつは、この「通知までのスピード」を上げることにもあります。

よくある質問（FAQ）

Q1. 内定通知書は必ず発行しないといけませんか？

法律上の発行義務はありません。ただし、発行しないと「採用が決定した」という証拠が書面として残らず、内定者・企業双方にとってトラブル時の説明が難しくなります。実務上は発行するのが一般的です。

Q2. 内定通知書と労働条件通知書、どちらを先に出すべきですか？

決まった順序が法律で定められているわけではありませんが、一般的には内定通知書で採用の旨と入社予定日を伝え、その後、労働契約締結時（入社前後）に労働条件通知書で詳細な労働条件を明示する、という流れが多く採られています。両方を1枚に統合する運用も可能です。

Q3. AIが作った内定通知書をそのまま使ってもいいですか？

推奨しません。この記事のプロンプト1〜3のように骨子を作らせるところまではAIが得意な領域ですが、内定取消事由の妥当性や個人情報の取り扱いは、自社の就業規則や社労士・弁護士の確認を挟んでから最終化してください。

Q4. 内定通知書に社判は必要ですか？

社判の押印を義務づける法律上の規定はありません。ただし、社内規程や取引慣行として押印を求めているケースもあるため、自社の過去のひな形を確認してから判断してください。

まとめ：今日から始める3つのアクション

1. 今日やること：直近で使っている内定通知書のひな形を1枚出し、この記事の必須記載項目チェックリストと照らし合わせる
2. 今週中：内定取消事由の文面を、自社の就業規則の懲戒事由と突き合わせて確認する
3. 今月中：内定通知書・労働条件通知書・辞令の役割分担を1枚の資料にまとめ、AIに任せる範囲と人が最終確認する範囲を人事チームで決めておく

次回予告：次の記事では、社内の実務文書をAIで扱うシリーズとして、雇用契約書まわりの実践テクニックをお届けします。

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• Claude Code×人事・採用業務ガイド — 求人票・スクリーニングなど採用業務全体の効率化

著者：佐藤傑（さとう・すぐる）
株式会社Uravation代表取締役。X（@SuguruKun_ai）フォロワー約10万人。100社以上の企業向けAI研修・導入支援。著書『AIエージェント仕事術』（SBクリエイティブ）。SoftBank IT連載7回執筆（NewsPicks最大1,125ピックス）。

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参考・出典

• 労働契約法（平成19年法律第128号） — e-Gov法令検索（参照日: 2026-08-23）
• 2024年4月から労働条件明示のルールが変わります — 厚生労働省（参照日: 2026-08-23）
• 2024年4月から労働条件明示のルールが変わります（詳細版） — 厚生労働省（参照日: 2026-08-23）
• 採用内定 大日本印刷事件 最高裁昭和54年7月20日第二小法廷判決 — 弁護士法人いかり法律事務所（参照日: 2026-08-23）
• 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について — 個人情報保護委員会（参照日: 2026-08-23）