AIで始末書・顛末書を書く方法｜プロンプトとテンプレ【2026年8月】

結論: 始末書・顛末書はAIで下書きを作れますが、「事実の時系列」「原因」「再発防止策」を分けて入力し、個人情報・社外秘は匿名化してから貼り付けるのが鉄則です。

この記事の要点:

• 要点1: 始末書の作成時間は「事実整理→AIで構成→自分の言葉で仕上げる」の3段階に分けると大幅に短縮できます
• 要点2: 顛末書・始末書・反省文は法的な重みが異なるため、混同すると懲戒の記録として不利になることがあります
• 要点3: 個人情報保護委員会は生成AIサービスへの個人情報入力について、利用目的の範囲内かの確認を求めています

対象読者: 総務・人事・法務担当者、始末書や顛末書の提出を求める・求められる立場の管理職

読了後にできること: 今日提出する始末書を、コピペ可能なプロンプトで下書きできるようになります

「始末書もAIに書かせていいんですか」

先日担当した企業研修で、総務部門の参加者からこんな質問が出ました。ちょうど社員が備品を破損した件で始末書の提出を求めているところで、「文面を考えるだけで気が重い」という本音も一緒に聞かせてもらいました。

始末書は、書き手にとっても、受け取って指導する側にとっても、扱いに気を使う文書です。感情的になりすぎず、かといって他人事のような文章にもせず、事実と反省と再発防止策を過不足なく書く必要があります。この「過不足なく」が実はいちばん難しく、AIの得意分野でもあります。

この記事では、始末書・顛末書をAIで下書きする具体的な手順を、コピペ可能なプロンプトつきで公開します。あわせて、個人情報保護委員会や厚生労働省の一次情報にもとづいた注意点も整理しているので、社内で使う前にひと通り目を通してもらえればと思います。

まず結論:AIで始末書を書く4ステップ(即効テンプレ)

忙しい人向けに、まず結論から。始末書をAIで作るときの流れはこの4ステップです。

1. 事実を時系列で箇条書きにする(いつ・どこで・何をしたか。感情や言い訳は入れない)
2. AIに構成案を作らせる(事実→原因→影響→再発防止策、の骨組みだけ)
3. 個人情報・社外秘を仮名に置き換えてから、AIに文章化させる
4. 自分の言葉に直してから提出する(AIの文章をそのまま出さない)

それぞれの具体的なプロンプトは、次のセクションでそのままコピペできる形で紹介します。

始末書とは｜顛末書との違いと提出が必要になる場面

始末書とは、従業員が業務上のミスや規律違反を起こした際に、事実の報告と謝罪、再発防止策をあわせて会社に提出する文書です。厚生労働省が公表している「モデル就業規則」(令和7年12月版)では、懲戒の種類として「けん責」「減給」「出勤停止」などを挙げたうえで、けん責について「始末書を提出させて将来を戒める」と定めています。同モデル就業規則では、減給や出勤停止の処分でも「始末書を提出させるほか」と明記されており、始末書の提出は懲戒処分に付随する手続きとして位置付けられていることが分かります。

ここで重要なのは、始末書は単なる「反省文」ではなく、就業規則に根拠のある懲戒手続きの一部になり得るという点です。会社側が懲戒処分として始末書の提出を求める場合は、就業規則に懲戒(けん責等)の規定があることが前提になります。就業規則に根拠がないまま提出を強要すると、後にトラブルの原因になることがあるため、担当者は自社の就業規則を確認してから対応する必要があります。

顛末書との違いも整理しておきます。

提出を求められる典型的な場面は、遅刻や無断欠勤の繰り返し、貸与物・備品の紛失や破損、業務上のミスによる取引先への損害、情報の取り扱いミスなどです。始末書の提出を拒否された場合に、会社側が事実確認のために顛末書の提出を求めるケースもあります。

社内文書全般をAIでどう効率化するかはChatGPT活用完全ガイドでも扱っているので、始末書以外の文書作成でも参考にしてください。

始末書のひな形(そのまま使えるフォーマット)

AIに書かせる前に、まず全体の型を把握しておくと構成案のチェックがしやすくなります。以下は、社内向けの始末書としてよく使われる基本フォーマットです。[ ]の中を書き換えて使ってください。

始末書

[提出年月日]

[宛名:役職・氏名] 殿

所属:[部署名]
氏名:[氏名]　印

このたび、[事案の概要を一文で]につきまして、
下記のとおり始末書を提出いたします。

1. 事実の経過
[いつ・どこで・何が起きたかを時系列で記載]

2. 原因
[本人の要因/業務プロセス上の要因を分けて記載]

3. 会社・関係者への影響
[業務への支障、費用負担の有無などを記載]

4. 再発防止策
[いつまでに・誰が・何をするかを具体的に記載]

以上、深く反省するとともに、
今後このようなことがないよう十分注意いたします。

[氏名]　印

この雛形の「1〜4」がそのまま、この記事のステップ2のプロンプトで作らせる構成案と対応しています。手書きでもAI活用でも、骨格は同じだと考えてください。

AIプロンプトで始末書を作る4ステップ(プロンプト完全版)

ここからは、実際に使えるプロンプトを4ステップに分けて紹介します。すべて<pre><code>のままコピーして、ChatGPTやClaude、Geminiなどに貼り付けて使えます。

ステップ1:事実を時系列で整理するプロンプト

最初のステップは、AIに書かせる前に「事実だけ」を時系列でメモすることです。ここを曖昧にすると、AIは足りない情報を勝手に想像で埋めてしまいます。

あなたは企業の文書作成を手伝うアシスタントです。
以下の箇条書きメモを、時系列(日時の古い順)に整理し直してください。

条件:
- 事実と推測を分けて、推測には「(推測)」と明記する
- 感情的な表現(「うっかり」「つい」等)は削除し、客観的な事実表現に変える
- 日時・場所・関係者が不明な箇所は削除せず「[不明:要確認]」と残す
- 不足している情報があれば、最初に質問してから作業を開始してください

メモ:
[ここに箇条書きで事実を貼り付ける]

ステップ2:始末書の構成案を作らせるプロンプト

以下の事実整理をもとに、始末書の構成案(見出しレベル)を作成してください。

構成の条件:
1. 表題・提出日・宛先・提出者
2. 事実の経過(時系列)
3. 発生した原因
4. 会社・関係者への影響
5. 再発防止策
6. 謝罪の一文

出力条件:
- 文章は書かず、各項目に何を書くべきかを箇条書きで示す
- 原因は「本人の要因」と「業務プロセス上の要因」に分けて示す
- 仮定した点は必ず「仮定」と明記してください

事実整理:
[ステップ1の出力を貼り付ける]

研修先の総務担当者にこの2段階プロンプトを試してもらったことがあります。「いきなり文章化させるより、先に構成案だけ作らせたほうが、あとで直す箇所が圧倒的に少なかった」という感想をもらいました。AIに一気に完成文を書かせず、途中で人間がチェックできるポイントを作ることが、始末書のような重い文書では特に効きます。

ステップ3:匿名化してから文章化するプロンプト

ここが最も注意すべきステップです。個人名・取引先名・具体的な損害額などは、まず仮名・記号に置き換えてからAIに入力してください。

以下の構成案をもとに、始末書の本文を丁寧語で作成してください。

置き換えルール(入力側で事前に置換済み):
- 本人名 → [A]
- 上司名 → [B]
- 取引先名 → [C社]
- 具体的な金額 → [金額:要確認]

文章の条件:
- 敬体(です・ます調)で、簡潔かつ誠実な文体
- 言い訳に聞こえる表現(「〜のせいで」「〜だったので仕方なく」)は使わない
- 再発防止策は「いつまでに・誰が・何をするか」を明確にする
- 数字と固有名詞は、根拠(出典/計算式)を添えてください
- 400字〜600字程度

構成案:
[ステップ2の出力を貼り付ける]

ステップ4:自分の言葉に仕上げるプロンプト

以下の文章を、より自然な日本語のビジネス文書として推敲してください。

条件:
- AIが書いたと分かるような紋切り型の表現(「多大なご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます」の繰り返し等)を1回に絞る
- 一文が60字を超える場合は分割する
- 再発防止策の項目だけ、箇条書きに変換する
- 変更点をリストで示してください(どこをどう変えたか)

文章:
[ステップ3の出力を貼り付ける]

ステップ4を挟むかどうかで、提出後の印象がかなり変わります。AIの文章をそのまま出すと、受け取る上司側からすると「本人の反省が伝わってこない」と感じられることがあるためです。最後は必ず自分の言葉で読み返す工程を入れてください。

ケース別プロンプト集(遅刻・備品紛失・情報漏洩・取引先トラブル)

基本の4ステップに加えて、よくある3つのケースそのままの入力例を用意しました。[ ]の中を自分の状況に置き換えてください。

ケース1:遅刻・無断欠勤

始末書のたたき台を作成してください。

状況:
- 発生日時: [日付・時刻]
- 内容: [遅刻/無断欠勤の詳細]
- 回数: [初回/複数回目]
- 原因: [体調管理/交通事情/その他、事実のみ]
- 再発防止策の方向性: [起床時間の見直し/事前連絡の徹底 等]

上記をもとに、事実→原因→再発防止策の順で、簡潔な始末書の本文を作成してください。
不足している情報があれば、最初に質問してから作業を開始してください。

ケース2:貸与物・備品の紛失/破損

備品の紛失・破損に関する始末書のたたき台を作成してください。

状況:
- 対象物: [社用PC/携帯電話/工具 等、固有名詞は伏せて種別のみ]
- 発生日時・場所: [日時・場所]
- 経緯: [事実のみを時系列で]
- 会社への影響: [業務への支障/費用負担の有無]
- 再発防止策の方向性: [チェックリスト導入/保管ルールの見直し 等]

原因は「取り扱い上の要因」と「管理ルール上の要因」に分けて整理してください。

ケース3:情報の取り扱いミス(社外への誤送信・紛失等)

情報の取り扱いミスに関する始末書のたたき台を作成してください。
※このプロンプト自体には、実際の個人情報・取引先名・書類名を入力しないでください。

状況:
- ミスの種類: [誤送信/紛失/誤共有、種別のみ]
- 発覚経緯: [事実のみ]
- 対応状況: [報告済み/回収対応中 等、事実のみ]
- 再発防止策の方向性: [送信前ダブルチェック/権限設定の見直し 等]

出力条件:
- 個人情報保護法・社内規程に触れる可能性がある表現は、断定を避け「事実関係を確認中」と記載する
- 具体的な被害内容や個人情報そのものは本文に書かず、「別紙報告書のとおり」として参照させる形にする

ケース4:取引先への損害・業務上のミス

取引先に損害を与えた件に関する始末書のたたき台を作成してください。

状況:
- ミスの内容: [納期遅延/数量誤り/仕様相違 等、種別のみ]
- 取引先への対応状況: [謝罪済み/代替品手配中 等、事実のみ]
- 社内での再発防止策の方向性: [ダブルチェック体制/承認フローの見直し 等]

出力条件:
- 取引先名・契約金額など社外秘情報は本文に書かず、[取引先]のように伏せ字にする
- 社外への謝罪文ではなく、社内向けの始末書であることを前提にする
- 「今後は気をつけます」で終わらせず、具体的な業務プロセスの改善策を1つ以上含める

ケース3・4のように社外(情報漏えい・取引先)が絡む始末書は、AIに詳細を入力すること自体がリスクになります。個人情報保護委員会は生成AIサービスの利用に関する注意喚起の中で、個人情報取扱事業者が生成AIサービスにプロンプトとして個人情報を入力する場合、それが利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認するよう求めています。始末書の下書きに個人情報を入力する行為も、この考え方の対象になり得ます。件名や種別だけを入力し、詳細は本文中に書かせない設計にするのが安全です。

【要注意】AIで始末書を書くときの4つの落とし穴

落とし穴1:個人情報・社外秘をそのまま貼り付ける

❌ 取引先の実名や、対象者のフルネームをそのままプロンプトに入力する

⭕ [A][B][C社]のように仮名・記号に置き換えてから入力し、最後に自分で戻す

なぜ重要か: 無料版のAIサービスは、入力内容が学習等に利用される設定になっている場合があります。法人契約プランでオプトアウト設定が可能なサービスを使うか、匿名化を徹底することが必須です。

落とし穴2:AIの文章をそのまま提出する

❌ ステップ3の出力をコピーしてそのまま印刷し、提出する

⭕ 必ずステップ4(自分の言葉への推敲)を挟む

なぜ重要か: 始末書は「本人の反省」が伝わることが目的の文書です。研修先で見た事例ですが、AIがそのまま書いた紋切り型の謝罪文をコピペしただけの始末書を提出し、上司から「反省が伝わらない」と再提出を求められたケースがありました。文体を整えるのはAIの得意分野ですが、反省の言葉に血を通わせるのは本人の仕事です。

落とし穴3:事実と反省・言い訳を混同する

❌ 「体調が悪かったので」「電車が遅れたので仕方なく」のように原因説明が言い訳に聞こえる

⭕ 事実(何が起きたか)・原因(なぜ起きたか)・再発防止策(どうするか)を明確に分けて書く

なぜ重要か: ステップ2のプロンプトで構成案を先に作らせているのは、この混同を防ぐためです。原因説明が言い訳に聞こえると、始末書としての効力(反省の意思表示)が弱まります。

落とし穴4:就業規則の根拠を確認せずに提出を求める/求められる

❌ 「始末書を出すのが当然」という空気で、就業規則の裏付けなく提出を強制する

⭕ 譴責処分として求めるなら、就業規則に懲戒の規定があることを確認したうえで手続きを進める

なぜ重要か: 就業規則に根拠のない始末書の強要は、後に労務トラブルに発展することがあります。提出を求める側の管理職も、AIで文面を整える前に、自社の就業規則を確認しておく必要があります。

提出前チェックリスト(通る始末書・逆効果な始末書の違い)

このチェックリストは、社内での改善提案文書に共通する考え方でもあります。業務改善提案書をAIで書く方法でも、通る文書と通らない文書の違いを同じような形で整理しているので、あわせて確認してみてください。

顛末書・始末書・反省文の使い分け早見表

始末書とあわせてよく検索されるのが「顛末書との違い」です。実務でどちらを使うべきか迷った場合の目安をまとめました。

取引先とのトラブルなど、社外向けの文書作成でAIを使う場合は、契約上のリスクにも注意が必要です。関連してAIで契約書をチェックする際の注意点もあわせて読んでおくと、社外向け文書全般の勘所が掴めます。

社内文書へのAI活用、ルールは整っていますか

始末書のように機密性の高い文書をAIで作成する場合、個人の判断に任せるのではなく、会社としての利用ルールを整備しておくことが望ましい対応です。総務省・経済産業省が公表している「AI事業者ガイドライン(第1.1版)」は、企業が生成AIを活用する際の自主的な参考資料として位置付けられており、社内ガイドライン作成のたたき台として使われています。

正直にお伝えすると、多くの企業でこの手のルールは「なんとなく使っていいことになっている」状態にとどまっているのが実情です。

• 入力していい情報・してはいけない情報の線引きがない
• 無料版と法人契約版の違いを従業員が理解していない
• 始末書のような機密文書にAIを使っていいかどうか、誰も決めていない

だからこそ、「使うか使わないか」ではなく「どう使うかを決めておく」ことが、始末書のような重い文書をAIで扱う前提になります。

社内ガイドラインをこれから整備するなら生成AI利用ガイドライン完全テンプレ、個人情報保護法との関係を確認したいなら生成AI×個情法対応ガイド、情報漏えい対策全般を見直したいなら生成AIの情報漏えい対策を参考にしてください。

よくある質問

AIが書いた始末書をそのまま提出してもいいですか?

推奨しません。この記事のステップ4のように、必ず自分の言葉で読み返し、事実誤認や紋切り型の表現がないか確認してから提出してください。始末書は反省の意思表示という側面が強く、文章の血の通い方が受け取る側の印象を左右します。

ChatGPTなどの無料版に始末書の内容を入力しても大丈夫ですか?

個人名・取引先名・具体的な被害額などをそのまま入力するのは避けてください。個人情報保護委員会は、生成AIサービスへの個人情報入力は利用目的の範囲内かを確認する必要があるとしています。この記事のプロンプトのように仮名・記号への置き換えを徹底するか、入力内容が学習等に利用されない設定の法人契約プランを利用してください。

始末書と顛末書、どちらを提出すればいいですか?

懲戒処分(譴責)として反省を示す必要がある場合は始末書、事故やトラブルの事実経過を客観的に報告したい場合は顛末書が一般的です。判断に迷う場合は、会社の総務・人事部門や就業規則の規定を確認してください。

始末書の提出は拒否できますか?

就業規則に懲戒の根拠がないまま提出を強要された場合など、状況によっては拒否できるケースもあります。ただし個別の状況によって判断が異なるため、実際に拒否を検討する場合は、社内の労務担当者や社会保険労務士・弁護士に確認することをおすすめします。

始末書はどれくらいの長さで書けばいいですか?

目安は400字〜800字程度です。長く書けば誠意が伝わるわけではなく、事実・原因・再発防止策が過不足なく整理されていることのほうが重要です。この記事のステップ3のプロンプトでは400字〜600字を目安にしています。

まとめ:今日から始める3つのアクション

1. 今日やること: 今提出が必要な始末書があれば、ステップ1の「事実整理プロンプト」から試してみる
2. 今週中: 総務・人事部門で、始末書や顛末書のようなAIを使う機密文書の入力ルールを話し合う
3. 今月中: 生成AI利用ガイドラインの整備状況を確認し、未整備なら着手する

次回予告: 次の記事では、社内の実務文書をAIで扱う際のシリーズとして、稟議書・報告書まわりの実践テクニックをお届けします。

著者: 佐藤傑(さとう・すぐる)
株式会社Uravation代表取締役。X(@SuguruKun_ai)フォロワー約10万人。
100社以上の企業向けAI研修・導入支援。著書『AIエージェント仕事術』(SBクリエイティブ)。
SoftBank IT連載7回執筆(NewsPicks最大1,125ピックス)。

ご質問・ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。

参考・出典

• モデル就業規則(令和7年12月版) — 厚生労働省労働基準局(参照日: 2026-08-14)
• 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について — 個人情報保護委員会(参照日: 2026-08-14)
• AI事業者ガイドライン(第1.1版) — 総務省・経済産業省(参照日: 2026-08-14)

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