AIで送付状（添え状）を書く方法｜プロンプトとテンプレ【2026年8月】

結論: 送付状（添え状）は「誰に・何を・何のために送るか」の3点さえAIに渡せば、下書きは5分もあれば作れます。ただし請求書・契約書・履歴書のどれに同封するかで、丁寧さの度合いや必須の記載項目が変わるため、用途別にプロンプトを使い分けるのが失敗しないコツです。

この記事の要点

• 要点1: 送付状をAIで書くコツは「同封物」「相手」「目的」の3情報をテンプレ化して渡すこと。用途（請求書・契約書・履歴書）ごとに丁寧語のレベルと必須項目が変わるため、本記事では3パターンのプロンプトを分けて用意した
• 要点2: 送付状で最も多いミスは「御中」と「様」の併用、頭語と結語の不一致、記書きと実際の同封物の不一致の3つ。AIは指示しない限りこれらを自動でチェックしないため、生成後の確認プロンプトが必須
• 要点3: 請求書PDFなどをメールに添付して送る場合、送付状（メール本文）に金額や品目などの取引情報を書き込むと、電子帳簿保存法上の保存対象になり得る。送付状は「案内文」に留め、取引情報は添付ファイル側に集約するのが安全

対象読者: 見積書・請求書・契約書・サンプル品などを取引先に発送する営業事務・総務担当者、書類選考に応募書類を郵送する求職者

読了後にできること: 手元の送付案件を1つ選び、この記事のプロンプトでAIに渡し、5分以内に送付状のドラフトを完成させ、そのまま使える状態にする

「送付状、何回書いても毎回ゼロから調べ直しています」

AI研修や導入コンサルの現場で、経理・総務担当の受講者からよく聞く相談です。請求書や契約書を郵送するたびに、過去のメールを検索して文面をコピーし、宛先や日付だけ書き換える。効率化以前に、そもそも「なぜ毎回ゼロから考え直しているのか」を聞くと、「送付状はテンプレサイトのものを流用しているが、案件ごとに一言添える部分だけ毎回悩む」という答えが返ってきます。

実はこの「一言添える部分」こそ、AIが最も得意とする領域です。送付状の型（日付・宛先・差出人・件名・本文・記書き）自体は決まっているので、AIに任せるべきは型の暗記ではなく、「今回は何を、誰に、どんな経緯で送るのか」という個別事情を自然な文章に落とし込む部分です。

もう一つ、研修先でよく出るのが「請求書に送付状は必須か」という素朴な疑問です。結論から言うと必須ではありませんが、同封書類の内容確認・受け取り確認の意味で、特にBtoB取引では慣習的に添付されることが多く、省略すると「マナーを知らない会社」という印象を与えかねません。だからこそ、迷ったときにサッと出せる状態にしておく価値があります。

この記事では、送付状（添え状）をAIで書くための5ステップと、請求書・見積書／契約書・機密書類／履歴書・応募書類の3用途別に使い分けられる7つのプロンプト、そして送付状で実際によく起きるNGパターンをチェックリスト形式で紹介します。あわせて、請求書PDFをメール添付する際に気をつけたい電子帳簿保存法との関係も整理します。

まず結論:AIで送付状を書く5ステップ(即効テンプレ)

送付状をAIで書く手順は、次の5ステップに分解できます。詳しいプロンプトは後半の章でまとめて紹介しますが、まずは全体像を押さえておきましょう。

ポイントは、AIに「良い文章」を書かせようとするのではなく、「型への当てはめ」と「用途別の言い回し変換」を任せることです。送付状は自由作文の余地が少ない文書なので、AIが最も力を発揮しやすい領域だと言えます。

送付状(添え状)とは|そもそも必要か・書かなくてもいいのか

送付状（添え状）とは、請求書や契約書、見積書、応募書類などを送付する際に同封する、挨拶と内容確認を兼ねた1枚のビジネス文書です。「送付状」はビジネス文書全般で使われる呼び方、「添え状」は主に履歴書などの応募書類に同封する際に使われる呼び方で、指す内容はほぼ同じです。

基本構成は次の6項目です。多くの企業の社内フォーマットも、この骨格を踏襲しています。

1. 日付: 実際に発送する日(郵送ならポスト投函日、持参なら手渡し日)
2. 宛先: 会社名・部署名・氏名を省略せず正式名称で
3. 差出人: 自社名・部署名・氏名・連絡先
4. 件名: 「〇〇のご送付について」など一目でわかる表題
5. 本文: 頭語→挨拶→送付の主旨→結語の流れ
6. 記書き: 同封書類の正式名称と部数を「記」で始め「以上」で締める

「送付状は絶対に必要ですか?」という質問もよく受けますが、法律上の義務ではありません。書類そのものが正しく届けば、契約や取引の効力に影響はありません。ただし、以下のような場面では、事実上の必須マナーとして扱われています。

• 初めて取引する相手に請求書・見積書を送るとき(受け取り確認の意味も兼ねる)
• 複数の書類をまとめて送るとき(記書きが同封物リストの役割を果たす)
• ハローワーク経由や紹介での応募書類送付(紹介経緯を明記する必要があるケースが多い)

逆に、社内向けの書類や、日常的にやり取りしている取引先へのルーティン送付では、簡略化・省略されることも珍しくありません。判断に迷ったら「初めての相手か」「複数書類か」の2点で決めるとよいでしょう。

AIプロンプトで送付状を作る5ステップ(プロンプト完全版)

ここから先は、実際にコピペで使えるプロンプトを5ステップに沿って紹介します。ChatGPT・Claude・Geminiなど、手元で使っているAIチャットにそのまま貼り付けて使ってください。

ステップ1: 同封物・相手・目的を伝えて骨子を作る

まずは基本情報を渡して、送付状の骨子を作らせます。ここでの狙いは「完璧な文章」ではなく、6項目が漏れなく埋まった状態を作ることです。

あなたはビジネス文書作成アシスタントです。以下の情報から、送付状の下書きを作成してください。

【送付物】
(例: 御見積書1部)

【送付先】
会社名: (例: 株式会社〇〇)
部署・役職・氏名: (例: 営業部 〇〇様)

【差出人】
会社名・部署・氏名: (ここに記入)
連絡先(電話・メール): (ここに記入)

【送付の経緯・一言添えたい内容】
(例: 先日お問い合わせいただいた件の御見積書です。ご検討のほどよろしくお願いいたします)

以下の構成で作成してください。
1. 日付(右寄せ)
2. 宛先
3. 差出人
4. 件名
5. 本文(頭語→挨拶→送付の主旨→結語)
6. 記書き(同封書類名と部数を「記」から「以上」で)

事実に基づかない誇張表現(「大変恐縮ながら」の乱用など)は避け、簡潔な文体にしてください。

ここで重要なのは、「送付の経緯・一言添えたい内容」の欄を空欄のままにしないことです。この欄が空だと、AIはどの案件でも使い回せる当たり障りのない文面しか作れません。逆にここに具体的な経緯(問い合わせへの返答なのか、定期送付なのか)を書くと、その案件専用の一言が入り、テンプレ感が消えます。

ステップ2: 用途別に文面を出し分ける(請求書・契約書・履歴書)

送付状は「何を送るか」によって、丁寧さのレベルや必須項目が変わります。3つの代表的な用途に分けて、ステップ1の下書きを調整するプロンプトを用意しました。

パターンA: 請求書・見積書(BtoBの定型業務)

先ほどの送付状を、請求書・見積書送付用に調整してください。

条件:
- 本文中に「ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」のような、書類受領を促す定型表現を入れる
- 支払期日や有効期限がある場合は、記書きの下に一文で明記できる欄を用意する
- 金額そのものは送付状本文には書かず、「詳細は同封の請求書をご確認ください」とする
- 全体をA4用紙1枚に収まる分量にする

パターンB: 契約書・機密書類(丁寧語を強める)

先ほどの送付状を、契約書または個人情報を含む機密書類の送付用に調整してください。

条件:
- 通常より丁寧語のレベルを一段階上げる(「ご確認いただけますと幸いです」等)
- 「開封後は内容をご確認のうえ、返送用書類がある場合は〇月〇日までにご返送ください」のような、返送期限に関する一文を入れられる形にする
- 「本書類には重要な契約情報が含まれております。お取り扱いにご注意ください」という取り扱い注意の一文を末尾に入れる

パターンC: 履歴書・職務経歴書などの応募書類

先ほどの送付状の形式を使い、転職活動用の応募書類の添え状を作成してください。

【応募先】
会社名・採用担当部署: (ここに記入)

【応募経緯】
(例: 貴社の求人サイトを拝見し応募しました / ハローワーク〇〇のご紹介により応募しました)

条件:
- 本文中に、簡潔な自己PR(1〜2文)を入れる
- 記書きには「履歴書 1通」「職務経歴書 1通」のように同封書類を個別に列挙する
- ハローワーク等の紹介がある場合は、本文中にその旨を明記する
- 誇張した自己アピールは避け、事実に基づいた表現にする

3パターンを見比べるとわかるとおり、変わるのは「丁寧語のレベル」と「本文に足す一文」だけで、骨格(6項目)は共通です。この共通部分と可変部分を分けて考えると、AIへの指示もシンプルになります。

ステップ3: 敬称・頭語結語の整合性をAIにセルフチェックさせる

送付状は短い文書ですが、敬称と頭語・結語のペアリングを間違えると、それだけで「マナーを知らない」という印象になります。生成した文面を、以下のプロンプトでもう一度AIにチェックさせましょう。

以下の送付状の文面を、ビジネス文書のマナーの観点でチェックしてください。

(ここに生成した送付状を貼り付け)

チェック項目:
1. 宛名で「御中」と「様」を同じ宛先に対して併用していないか(会社・部署宛は「御中」、個人名宛は「様」)
2. 頭語(拝啓など)と結語(敬具など)が正しいペアになっているか、また両方揃っているか
3. 記書きに書かれている同封物の名称・部数が、本文中の説明と矛盾していないか
4. 日付・宛先・差出人の3点に記入漏れ(仮の記号や空欄)が残っていないか

問題があれば、該当箇所と修正案を箇条書きで指摘してください。問題がなければ「マナー上の問題は見当たりません」とだけ回答してください。

この一手間を省略すると、たとえば「〇〇株式会社 御中 営業部 〇〇様」のように御中と様を両方つけてしまうミスに気づかないまま送付してしまいます。AIは指示しない限り自発的にこの種のチェックはしないので、必ず専用のプロンプトで確認する工程を挟んでください。

ステップ4: メール送付用・FAX送付用にアレンジする

郵送を前提に作った送付状は、メール添付やFAXで送る場合、そのままでは形式が合いません。媒体別に整形させるプロンプトです。

先ほどの送付状を、メールで請求書PDFを送付する際のメール本文用に書き直してください。

条件:
- 「拝啓・敬具」などの頭語・結語は使わず、メールらしい簡潔な挨拶にする(「お世話になっております」等)
- 件名案も1行で提案する
- 添付ファイル名がわかるよう、「請求書(〇〇年〇月分).pdf を添付しております」のような一文を入れる
- 全体を10行以内に収める

先ほどの送付状を、FAXの送付状(表紙)用に書き直してください。

条件:
- FAX送付状の慣例に沿い、冒頭に「FAX送付状」というタイトルを入れる
- 「送信先」「送信元」「送信日時」「送付枚数(本紙を含む/含まない)」「連絡先電話番号」を表形式で明記する項目として用意する
- 本文は「上記の通りお送りいたします。ご査収ください」程度の簡潔な一文にとどめる
- 用紙1枚に収まる分量にする

メール本文とFAX表紙は、郵送の送付状よりも実務的で簡潔な文体が好まれます。同じ内容でも媒体が変われば適切な長さと丁寧さが変わる、という前提でAIに指示を出すのがコツです。

ステップ5: 送付前の最終チェックリストを作らせる

最後に、送付前の確認作業自体をAIにリスト化させます。

これから以下の送付状と同封書類を発送します。送付前の最終確認チェックリストを、実務担当者向けに箇条書きで作成してください。

【送付状の内容】
(ここに完成した送付状を貼り付け)

【実際に同封する書類】
(例: 請求書1部、見積書1部)

チェックリストには、記書きと実際の同封物の数・名称が一致しているか、宛先の会社名・部署名にミス(誤字・旧社名など)がないか、日付が発送日と合っているかを必ず含めてください。

このステップは地味に見えますが、実際の事故は「記書きには2部と書いたのに1部しか同封していなかった」のような、文章の巧拙とは無関係な確認漏れで起きます。AIに文章を書かせるだけでなく、送付前の確認プロセスそのものを設計させることで、こうしたヒューマンエラーを減らせます。

❌⭕でわかる送付状のNGパターン

AIが生成した文面をそのまま送ってしまい、後から指摘を受けやすいポイントを4つ紹介します。

NG1: 「御中」と「様」の併用

• ❌ 「株式会社〇〇 御中 営業部 田中様」のように、会社名にも個人名にも敬称を重ねる
• ⭕ 会社名・部署名までなら「御中」、個人名まで特定できるなら「様」のどちらか一方だけを使う

NG2: 頭語と結語の不一致・片方だけ

• ❌ 「拝啓」で始めたのに「以上」で締める、または頭語だけあって結語がない
• ⭕ 「拝啓〜敬具」または「前略〜草々」のように、必ずペアで使う(送付状では拝啓・敬具の組み合わせが基本)

NG3: 記書きと実際の同封物の不一致

• ❌ 記書きには「見積書1部・カタログ1部」と書いたのに、実際にはカタログを入れ忘れる
• ⭕ 発送直前に、記書きの品目・部数と現物を1つずつ照合してからテープで封をする

NG4: AIが出した金額・日付をノーチェックで使う

• ❌ AIが仮に補完した支払期日や金額の書式(税込/税抜表記など)をそのまま採用する
• ⭕ 金額・期日など数字が絡む部分は、必ず自分が持っている原本(請求書・契約書)と突き合わせて確認する

4つのうち特に見落とされやすいのがNG3です。文章としては完璧でも、記書きと現物が合っていなければ、受け取った相手に不信感を与えてしまいます。AIに任せられるのは文章化までで、現物との照合は必ず人の目で行ってください。

請求書送付状と電子帳簿保存法|メール添付との関係

請求書や見積書をメールに添付して送る場合、送付状（メール本文）の書き方には、郵送とは違う注意点があります。国税庁の電子帳簿保存法一問一答(令和7年6月版)によると、電子メールの添付ファイルによってやり取りされた取引情報(請求書・領収書など)は、その添付ファイルを保存すればよいとされています。一方で、電子メールの本文自体に取引情報(金額・品目など)が直接記載されている場合は、そのメール自体も保存する必要があります。

これを送付状の実務に当てはめると、次のような整理になります。

• 送付状(メール本文)には「請求書を添付いたしましたのでご査収ください」といった案内文にとどめ、金額や品目などの取引情報は書き込まない
• 取引情報は添付する請求書・見積書のPDF側に集約し、そのファイルを電帳法の要件(真実性の確保・可視性の確保)に沿って保存する
• どうしても金額等をメール本文に書く必要がある場合は、そのメール自体も電子取引データとして保存対象になる、という前提で運用ルールを決める

ステップ4で紹介した「メール送付用プロンプト」でも、金額そのものは本文に書かせず「添付ファイルをご確認ください」という表現にとどめる条件を入れているのはこのためです。電帳法は2024年1月以降、電子的にやり取りした取引情報の書面保存を原則認めない運用になっており、社内の保存ルールと送付状の書き方は、セットで見直しておくと安心です。

AIで送付状を作るときの注意点

送付状は定型文書なのでAI活用のハードルは低いですが、業務データを扱う以上、以下の2点は事前に確認しておいてください。

• 取引先名・個人情報の入力: 無料のAIチャットツールに、実在する取引先名や個人の氏名・住所をそのまま入力する前に、そのツールの利用規約で入力データが学習に利用される設定になっていないかを確認してください。継続的に業務で使う場合は、法人向けプラン(入力データを学習に利用しない設定が可能なもの)への切り替えも検討する価値があります
• ハローワーク紹介の応募書類: ハローワーク等の紹介による応募では、紹介元・紹介状の有無など、公的な応募ルートに関する記載が求められる場合があります。厚生労働省のハローワークインターネットサービスでも応募書類の書き方に関する案内が公開されているので、AIが生成した文面と実際の応募要件に齟齬がないか、最終的には案内内容と照らし合わせて確認してください

よくある質問

Q. 送付状は手書きとパソコン作成、どちらが良いですか?

A. 現在はビジネス文書としてパソコン作成が主流で、失礼にはあたりません。手書きが好まれるのは、お詫び状など個人の気持ちを強く伝えたい特別な場面が中心です。請求書・見積書・契約書に同封する通常の送付状は、AIで下書きを作りパソコンで作成して問題ありません。

Q. 請求書を送るとき、送付状は絶対に必要ですか?

A. 法律上の義務ではありません。ただし初めての取引先や複数書類をまとめて送る場合は、受け取り確認・同封物リストの役割を果たすため、慣習的に添付されることが多いです。日常的にやり取りしている取引先へのルーティン送付では省略されるケースもあります。

Q. 送付状のテンプレートはありますか?

A. 汎用のテンプレートを埋めるだけでも形にはなりますが、この記事のステップ1のプロンプトを使えば、案件ごとの経緯を反映したオリジナルの下書きをその場で作れます。テンプレートの空欄をどう埋めるか毎回悩むより、AIに骨子から作らせるほうが早いケースが多いです。

Q. 履歴書を送付するときの添え状は、送付状と何が違いますか?

A. 呼び方が違うだけで、構成要素はほぼ同じです。「添え状」は主に履歴書・職務経歴書などの応募書類に同封する送付状を指す呼び方で、本記事のパターンC(履歴書・応募書類用プロンプト)がそのまま使えます。ハローワーク等の紹介がある場合は、その旨を本文に明記する点が通常の送付状と異なります。

Q. AIが出した送付状の文面をそのまま送っても大丈夫ですか?

A. 骨子と文章化はAIに任せられますが、宛先の会社名・部署名の正誤、記書きと実際の同封物の一致、金額や日付などの数字は、必ず自分の目で確認してから送ってください。特に会社名・部署名の誤字は、AIが持っている情報が古い場合に起こり得るミスです。

Q. 無料のAIツールでも送付状は作れますか?

A. ChatGPT・Claude・Geminiなどの無料プランでも、この記事のプロンプトは試せます。ただし取引先名や個人情報を入力する場合は、入力データの学習利用に関する設定を事前に確認し、継続的に業務で使うなら法人向けプランへの切り替えも検討してください。

まとめ:今日から始める3つのアクション

1. 今日やること: 直近で送付予定の書類を1つ選び、ステップ1のプロンプトで送付状の骨子をAIに作らせる
2. 今週中: 用途別プロンプト(パターンA〜C)を自分の業務でよく使うものだけ手元に保存し、いつでも呼び出せる状態にする
3. 今月中: ステップ3のマナーチェックプロンプトとステップ5の最終確認チェックリストを、送付作業の標準フローに組み込む

次回予告: 次の記事では、社内文書のAI活用シリーズとして、複数の関係者に確認・返信を求めるビジネスメール全般をAIで整理する方法をテーマにお届けします。

参考・出典

• 「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」令和7年6月 — 国税庁、参照日: 2026年8月15日
• 応募書類の書き方パンフレット(送付状に関する項目を含む) — 厚生労働省 ハローワークインターネットサービス、参照日: 2026年8月15日
• 「生成AIに関する企業の動向調査」 — 株式会社帝国データバンク、調査期間: 2026年3月17日〜31日、参照日: 2026年8月15日
• 「企業IT利活用動向調査2026」AIの活用状況と課題編 — 一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)、調査時期: 2026年1月、参照日: 2026年8月15日

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著者: 佐藤傑(さとう・すぐる)
株式会社Uravation代表取締役。X(@SuguruKun_ai)フォロワー約10万人。
100社以上の企業向けAI研修・導入支援。著書『AIエージェント仕事術』(SBクリエイティブ)。
SoftBank IT連載7回執筆(NewsPicks最大1,125ピックス)。