ChatGPTで議事録を作る方法｜プロンプト実例と注意点【2026年版】

先日、生成AI研修の質疑応答で一番多かった質問が「議事録ってChatGPTでできますか？専用ツールを入れないとダメですか？」というものでした。正直、この質問は毎回の研修で必ず出るんです。それだけ「議事録作成」は誰もが時間を取られている業務なんですよね。

答えから言うと、ChatGPTだけでも議事録作成はかなり実用レベルまで持っていけます。ただし条件があって、「文字起こしをどう用意するか」と「プロンプトをどう書くか」の2点を押さえないと、「なんか要約っぽいけど使えない文章」が出てきて終わります。

私自身、100社以上のAI研修・導入支援の現場で議事録ワークフローの相談を受けてきましたが、つまずくポイントはほぼ共通しています。文字起こしの精度、長い会議の分割処理、そして機密情報の扱い。この3つです。

この記事では、ChatGPTで議事録を作る具体的な手順、コピペで使えるプロンプト6本、失敗パターンと対策、そして法人利用で必須のセキュリティ設定までを一気に解説します。専用ツールとの使い分けについても、判断基準を明確にお伝えしますね。

ChatGPTで議事録を作る2つの方法

まず全体像です。ChatGPTで議事録を作る方法は、大きく分けて2つあります。

方法1：文字起こしテキストを貼り付けて変換する（全プラン対応）

もっとも汎用的なのがこの方法です。流れはシンプルで、

• ステップ1：Zoom・Microsoft Teams・Google Meetなどの文字起こし機能、またはボイスレコーダー＋文字起こしアプリで会議のテキストを用意する
• ステップ2：文字起こしテキストをChatGPTに貼り付ける（長い場合はテキストファイルとしてアップロード）
• ステップ3：フォーマットを指定したプロンプトで議事録に変換する
• ステップ4：出力を原文と照合して修正・確定する

無料版のChatGPTでも実行できますが、業務で使うならセキュリティ設定の観点から有料プラン＋学習オフ設定が前提です（後述します）。

方法2：ChatGPT Recordで録音から要約まで完結させる（macOSアプリ）

OpenAIが提供する「ChatGPT Record（記録モード）」を使うと、会議やボイスメモを録音して、文字起こしと要約の生成までChatGPT内で完結できます。OpenAI公式ヘルプによると、仕様は次のとおりです。

注意点は2つ。macOSアプリ限定であることと、日本語の精度は英語ほどではないことです。研修先でも「Record使ってみたけど、日本語会議だと固有名詞がけっこう化ける」という声は聞きます。なので現時点では、日本語の業務会議は「方法1：文字起こし貼り付け」を軸にして、Recordは補助的に使うのが現実的なんです。

事前準備：文字起こしテキストをどう用意するか

ChatGPT議事録の品質は、実は元になる文字起こしの品質で7割決まります。ここを雑にすると、どんなに良いプロンプトを書いても復元できません。

文字起こしの入手ルート3つ

• Web会議ツールの標準機能：Zoom・Teams・Google Meetにはそれぞれ文字起こし（トランスクリプト）機能があります。オンライン会議ならまずこれが第一候補です。契約プランによって利用可否が変わるため、自社プランの対応状況を確認してください
• スマホ・ICレコーダー録音＋文字起こし：対面会議の場合。録音した音声を文字起こしアプリやChatGPT Recordで処理します。録音時は必ず参加者に許可を取りましょう
• ChatGPT Record：macOS環境なら録音から一気通貫で処理できます

貼り付け前にやっておくと精度が上がる下処理

• 会議名・日時・参加者・会議の目的を文字起こしの冒頭に手で追記する（ChatGPTが文脈を掴みやすくなる）
• 社内特有の略語・製品名・人名の読み仮名リストを添える（誤変換の修正に効く）
• 雑談パートが長い場合は、該当部分をあらかじめ削っておく

この下処理、地味なんですが効果は大きいです。研修でも「固有名詞リストを付けるだけで手直しが目に見えて減った」という感想をよくいただきます。

コピペで使える議事録プロンプト6選

ここからが本題です。実際に使えるプロンプトを6本、用途別に紹介します。すべて文字起こしテキストの前に貼る前提で書いています。

①基本の議事録フォーマット変換（まずはこれ）

あなたは議事録作成の専門家です。以下の会議の文字起こしを、次のフォーマットの議事録に変換してください。

# 制約条件
- 文字起こしに書かれていない内容を推測で補わない
- 発言の意図が不明瞭な箇所は「（要確認）」と付記する
- 敬体（です・ます調)ではなく、簡潔な体言止め・常体で書く

# 出力フォーマット
## 会議概要
- 会議名／日時／参加者／目的
## 決定事項
- （箇条書き。決定した内容のみ）
## TODO（アクションアイテム）
- 内容／担当者／期限 の3点セットで箇条書き
## 主な議論の内容
- 議題ごとに要点を3行以内で
## 保留・持ち越し事項
- 次回に持ち越した論点

# 文字起こし
（ここに文字起こしテキストを貼る）

ポイントは「推測で補わない」という一文です。これを入れないと、ChatGPTが気を利かせて言っていないことを書き足すことがあります。議事録で一番怖いのはこの「捏造」なので、必ず入れてください。

②決定事項とTODOだけを高速抽出する

「全文の議事録はいらない、決まったことと宿題だけ知りたい」という会議も多いですよね。その場合はこちら。

以下の会議文字起こしから、「決定事項」と「TODO」だけを抽出してください。

# ルール
- 決定事項：会議中に合意・承認された内容のみ。検討中のものは含めない
- TODO：「誰が」「何を」「いつまでに」の3点で整理。期限や担当が発言されていない場合は「未定」と明記する
- 該当する発言の引用を各項目の末尾に（）で添える

# 文字起こし
（ここに貼る）

「該当する発言の引用を添える」を入れると、抽出結果を原文と照合しやすくなります。ファクトチェックの手間が大幅に減るので、正直これはおすすめです。

③発言者別に発言を整理する

以下の会議文字起こしを、発言者ごとに整理してください。

# 出力形式
発言者ごとに見出しを立て、その人の主な主張・提案・懸念を箇条書きで要約する。
誰の発言か判別できない箇所は「発言者不明」としてまとめる。

# 文字起こし
（ここに貼る）

関係者が多い会議や、あとで「誰がどの立場だったか」を確認したい意思決定会議で使えます。

④長い会議を分割して要約する（2時間超の会議向け）

長時間会議の文字起こしを一発で投げると、後半の情報が抜け落ちがちです。その場合は分割statementを使います。

これから長い会議の文字起こしを複数回に分けて送ります。
各回では「このパートの要点」を箇条書きで返すだけにしてください。
私が「統合してください」と言ったら、全パートの要点を統合して、
決定事項・TODO・議論の要点からなる1つの議事録に仕上げてください。

それでは1つ目のパートを送ります。
（ここにパート1を貼る）

この「分割→統合」方式は、長文処理の定番テクニックです。パートごとに要点を確定させてから統合するので、抜け漏れがかなり減ります。

⑤社外向け議事録にトーン変換する

以下の社内向け議事録を、取引先に共有できる社外向け議事録に書き換えてください。

# ルール
- 社内の内部事情・率直すぎる表現・個人への言及を、事実を変えずに中立的な表現に直す
- 決定事項とお願い事項（先方への依頼）を明確に分ける
- 冒頭に1〜2文の会議サマリーを付ける
- 元の議事録にない情報は追加しない

# 社内向け議事録
（ここに貼る）

⑥議事録の抜け漏れをセルフチェックする

あなたは議事録のレビュー担当です。以下の「文字起こし」と「議事録ドラフト」を照合し、次の観点でチェックしてください。

1. 文字起こしにあるのに議事録から漏れている決定事項・TODOはないか
2. 議事録に書かれているのに文字起こしに根拠がない記述はないか（最重要）
3. 担当者・期限・数値の転記ミスはないか

問題があれば「該当箇所／問題の種類／修正案」の形式で列挙してください。

# 文字起こし
（ここに貼る）
# 議事録ドラフト
（ここに貼る）

作成と検品を別のチャットで分けてやらせる、いわば「自己レビュー」のプロンプトです。特に観点2の「根拠のない記述の検出」は、AI議事録の信頼性を担保するうえで欠かせません。

実際の作業手順：貼り付けから確定まで4ステップ

ステップ1：文字起こしを用意して下処理する

前述のとおり、会議情報の追記と固有名詞リストの準備をします。テキストが長い場合は、.txtファイルにしてChatGPTにアップロードすると扱いやすいです。

ステップ2：プロンプト①で下書きを作る

まず基本フォーマット変換プロンプトで全体の下書きを出します。出力フォーマットは自社の議事録様式に合わせて自由に書き換えてください。一度自社用に調整したプロンプトは、社内のプロンプト集として共有すると横展開が早いです。

ステップ3：追加指示で磨く

一発で完成させようとせず、対話で修正するのがコツです。たとえばこんな追加指示が使えます。

• 「TODOの担当者が『未定』のものを一覧にして」
• 「この議事録を3行サマリーにして。Slack共有用に」
• 「◯◯の議題について、賛成意見と懸念点を対比表にして」

ステップ4：原文照合して確定する（省略禁止）

プロンプト⑥のセルフチェックを回すか、少なくとも決定事項・TODO・数値だけは人間が文字起こし原文と照合します。ここを飛ばして共有すると、あとで「そんなこと決めてない」問題が起きます、、、これが一番の信頼失墜ポイントなので、絶対に省略しないでください。

【要注意】ありがちな失敗パターン4つ

失敗1：機密情報・個人情報をそのまま入力してしまう

❌ 無料版・個人アカウントのChatGPTに、顧客名や取引条件を含む文字起こしをそのまま貼り付ける
⭕ 学習オフ設定（後述）を済ませたうえで、不要な個人情報はマスキングしてから入力する。業務利用なら既定で学習に使われないBusiness/Enterpriseプランを使う

個人情報保護委員会も、個人情報を含むプロンプト入力について注意喚起を出しています（詳細は次章）。

失敗2：長すぎる文字起こしを一発で投げて後半が消える

❌ 2時間の会議の文字起こしを丸ごと貼って「議事録にして」
⭕ プロンプト④の分割→統合方式を使う。目安として、30〜40分の会議分ごとに区切ると安定します

失敗3：ChatGPTが「言っていないこと」を書き足す（ハルシネーション）

❌ 出力をそのまま信じて共有する
⭕ プロンプトに「推測で補わない」を必ず入れ、プロンプト⑥で根拠のない記述を検出し、決定事項・数値は人間が原文照合する

失敗4：発言者がごちゃ混ぜになる

❌ 話者ラベルのない文字起こしから「誰が何を決めたか」まで求める
⭕ 話者分離機能のある文字起こしを使うか、「発言者が特定できない箇所は発言者不明と書く」と指示する。ChatGPT Recordも話者の区別に対応していますが、識別できない場合は「Speaker 1」等の汎用ラベルになります

法人利用の必須設定：入力データを学習させない

ここは業務利用なら絶対に押さえてほしいポイントです。ChatGPTのプランによって、入力データの扱いが大きく違うんです。

個人プラン（Free/Plus/Pro）の場合

OpenAIのData Controls FAQによると、個人プランでは既定で会話内容がモデル改善（学習）に使われる可能性があります。業務の文字起こしを扱う前に、次のいずれかを実施してください。

• 学習オフ設定：設定 → データコントロール → 「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする
• 一時チャット（Temporary Chat）：履歴に残らず、学習にも使われないモード。ただし不正利用監視のため最大30日間はシステム上に保持されたのち削除されます

法人プラン（Business/Enterprise）の場合

OpenAIの公式ポリシーで、ChatGPT Business・Enterprise・APIのデータは既定でモデル学習に使用されないと明記されています。管理者によるアクセス管理やデータ保持設定も使えるため、議事録のような業務データを日常的に扱うなら法人プランが素直な選択です。Businessプランは2ユーザーから契約でき、料金は月払いで1ユーザーあたり月額25ドル（年払いで月額20ドル相当）です（OpenAI Business Pricing、2026年7月時点）。

プランごとの違いはChatGPT有料プラン比較の記事で、法人導入の進め方はChatGPT Business/Enterprise完全ガイドで詳しく解説しています。

個人情報保護法の観点

個人情報保護委員会は2023年6月2日付で「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」を公表し、個人情報取扱事業者が個人情報を含むプロンプトを入力する場合は、その個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内であることを十分確認するよう求めています。また、学習に利用されるサービスに個人データを入力すると第三者提供に該当しうる点も示されています。議事録は氏名・発言・人事情報などを含みやすいので、社内ガイドラインでの取り扱いルール化が必須です。このあたりは生成AI×個人情報保護法の対応ガイドも参考にしてください。

ChatGPTと専用AI議事録ツール、どう使い分ける？

研修先でよく聞かれる「結局、専用ツールは要るんですか？」への私の答えは、「会議の量と運用の自動化ニーズで決める」です。

要するに、まずChatGPTで議事録運用を回してみて、「貼り付けの手間」が負担になってきたら専用ツールを検討する、という順番が失敗しにくいんです。専用ツールを検討する段階になったら、無料で使えるAI議事録ツールの比較記事とAIノートテイカー比較の記事で候補を絞ってください。

よくある質問（FAQ)

Q1. 無料版のChatGPTでも議事録は作れますか？

作れます。文字起こしの貼り付けとプロンプトによる変換は無料版でも動きます。ただし業務データを扱うなら、学習オフ設定または一時チャットの利用が最低条件です。継続的な業務利用なら有料プラン、チーム利用なら既定で学習に使われないBusinessプランを推奨します。

Q2. 音声ファイルを直接ChatGPTに渡して文字起こしできますか？

チャットへの音声ファイルアップロードによる文字起こしは、環境・プランによって挙動が異なります。確実なのは、macOSアプリのChatGPT Record（最大120分／セッション）を使うか、会議ツール等で文字起こししたテキストを渡す方法です。

Q3. 議事録の内容が事実と違うことはありますか？

あります。生成AIには、もっともらしい誤情報を生成するハルシネーションのリスクが常にあります。「推測で補わない」という制約をプロンプトに入れ、決定事項・数値・担当・期限は必ず人間が原文と照合してください。本記事のプロンプト⑥（セルフチェック）を挟むと照合作業がかなり楽になります。

Q4. 録音するときに気をつけることは？

会議の録音は必ず参加者の同意を得てから行ってください。社外の相手がいる会議では特に重要です。また、ChatGPT Recordの録音音声は文字起こし後に削除され学習にも使われないとOpenAIは説明していますが、社内ルールとして「録音可の会議」「不可の会議」を明文化しておくとトラブルを防げます。

まとめ：まず1本、今日の会議で試してみる

ChatGPTでの議事録作成のポイントをまとめます。

• 基本は「文字起こしを貼り付けて、フォーマット指定プロンプトで変換」。macOSならChatGPT Recordで録音から完結も可能
• 品質の7割は文字起こしの質で決まる。会議情報と固有名詞リストの追記が効く
• プロンプトには「推測で補わない」を必ず入れ、決定事項・TODO・数値は人間が原文照合する
• 業務利用は学習オフ設定が最低条件。チームで使うなら既定で学習に使われないBusiness以上を選ぶ
• 会議量が増えて貼り付けの手間がボトルネックになったら、専用ツールへの移行を検討する

議事録は「全社で毎週発生する定型業務」なので、ここをAI化できると効果が波及しやすいんです。まずは本記事のプロンプト①をコピーして、直近の会議1本で試すところから始めてみてください。

参考・出典

• ChatGPT Record｜OpenAI Help Center（参照日：2026-07-16）
• Data Controls FAQ｜OpenAI Help Center（参照日：2026-07-16）
• How your data is used to improve model performance｜OpenAI（参照日：2026-07-16）
• Business Pricing｜OpenAI（参照日：2026-07-16）
• 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について｜個人情報保護委員会（参照日：2026-07-16）