「使っている」から「業務の成果につながる使い方」へ。AIの使い分け・社内ルール・実演3本を2時間で

背景

同財団は、海外の港湾開発や港湾計画について調査し、分析して、報告書にまとめる仕事を担っています。日々の業務を支える手段として、AIの活用を積極的に進めてこられました。

すでに複数の生成AIを法人で契約し、日常的に使う職員の方が多数を占めています。その一方で、どのAIを何に使うのがよいか、活用の仕方を所内にどう伝えるかが次の課題でした。

ご要望は3つでした。全体の底上げになる内容であること。職員の皆さまと質疑・意見交換の時間を取ること。幹部の方が、これからAIをどう使っていくかをイメージできること。時間は、集中が続く2時間です。

取り組み

事前のご回答から、参加される方の多くがすでにAIを日常的に使っていると分かりました。そこで、ねらいを「使っている」から「業務の成果につながる使い方」へ、に置きました。ツールの基礎説明は短くまとめ、実務に直結する内容を厚くしています。

扱うテーマは、同財団のご指定に合わせました。主要なAI（ChatGPT／Claude／Microsoft 365 Copilot／Gemini／NotebookLM）の特徴と使い分け、セキュリティ、そして「定型業務の自動化」「会計経理の効率化」「調査研究の効率化」の実演3本です。

会計経理の実演は、ご要望を受けて海外出張の旅費を題材にしました。たくさんの領収書を整理しながら金額を入力する作業を、AIがどう助けるかを見ていただく内容です。実演には、講演用に用意した環境・資料と、公開されている資料を使いました。

全体を通す軸は「設計は人、作業はAI、確認は人」です。何を、どの順で、何を基準にやるかを決めるのは人。決めた範囲の作業を速くこなすのがAI。結果が正しいかを確かめるのも人、という分担を、どのパートでも繰り返しお伝えしました。

当日の様子

冒頭で利用状況を挙手で伺ったところ、多くの方がすでに業務でAIを使っていました。

講義の途中から質問が続きました。AIエージェントに見せる範囲をどう決めるか、AIの出力を人が確かめる運用をどう根づかせるか、出典をどう確かめるか、といった実務の問いです。

実演のあとの質疑・意見交換では、過去の資料を活用するときの情報管理、調査業務でのAIと人の役割分担、図表を毎回同じ品質で作る方法が話題になりました。オンラインの参加者の方からは、AIに一度渡せば自動で終わるのではなく、その都度AIと相談しながら進めていくものだ、という受け止めの言葉がありました。

セミナーを終えて（ご担当者様の声）

菅野 昌生 様一般財団法人 国際臨海開発研究センター 第一調査部長

所内の評価は上々で、AIのことを知っていると自負している職員からも「非常に良かった」とのコメントがありました。

2時間のプログラム

PART 01 — 講義

主要AIの全体像と使い分け

• ChatGPT／Claude／Microsoft 365 Copilot／Gemini／NotebookLM の得意なところと違い
• 「どのAIか」より「その仕事が達成できるか」で選ぶ
• 生成AIとAIエージェントの違いと、任せられる範囲

PART 02 — 講義

業務でAIを使うポイント

• 設計は人がする（手順を分け、AIに任せる範囲を決める）
• 目的と完成形を言葉にして頼む
• 出力をうのみにせず、元の資料で確かめる

PART 03 — 講義

セキュリティと社内ルール

• 法人契約での入力データの扱い
• 組織が把握していないAI利用（シャドウAI）への備え
• 情報を3段階に分け、使ってよいAIを決める
• アカウント運用で決めておくこと

PART 04 — 実演と質疑

実演3本と、質疑・意見交換

• 定型業務：メールの確認と返信の下書き、毎朝の定期実行
• 会計経理：出張の領収書を読み取り、一覧表にまとめる
• 調査研究：公開されている報告書の読解と、提案書のたたき台づくり
• 質疑応答・意見交換

実演の材料は、講演用に用意した架空の資料と、公開されている資料です。実在の人・案件・金額は含みません。

取り組みの記録

日付は当社の記録（メール・構成案・注文書）に基づきます。